当事務所のマイナンバー対応内容

社会保険労務士事務所は、今、来年から始まるマイナンバー対応に追われております。
福田社会保険労務士事務所のマイナンバー対応内容について下記ご連絡させていただきます。

当事務所は、ビルと各事務所に機械警備が入っており、専用カードが必要です。
従って、ビルが閉まっている時間帯や事務所に人がいないときには、外部から侵入されることはまず考えられません。

また、パソコンは立ち上げ時にパスワード設定しております。



お客様からいただいらマイナンバーが記載されている書類は、お預かり次第、専用システムに入力し、その後、鍵付きキャビネットに保管し、職員以外がキャビネットを開けられないようにしております。

専用システムに入力したマイナンバーは、所内のパソコン内には保管されず、セキュリティーで保護されたクラウド上の専用フォルダに保管されます。
その専用フォルダにアクセスするには、パソコン立ち上げとは異なるパスワードにて管理されます。



来年から必要となる雇用保険の手続きは電子申請で行うのですが、都度、専用フォルダにパスワードにてアクセスして行います。

このシステムを使用して電子申請を行うことで、誰が、いつ、どのような手続きをおこなったか、および、誰が、いつ、マイナンバーを削除したか、が自動ログされます。
従って、お客様からの求めに応じて、証明書を発行することができます。

顧問先のお客様へは、個別に、セキュリティーで保護されたクラウド上の専用フォルダURLを発行させていただき、任意のIDとパスワードにてアクセスすることができます。

このシステムにより、お客様から当事務所への情報のやりとりを、漏えいすることなく行うことができます。



以上のマイナンバーの入手から削除までのサイクルとしては、

  1. お客様は従業員のマイナンバーを入手下さい
  2. 上記お客様専用フォルダへ、マイナンバーが記載された書類をスキャンして、アップロード下さい。
  3. アップロード後は、廃棄または本人へご返却いただいても結構です。アップロードされたファイルは、30日で自動削除されます。また、アップロードされますと、自動的に当事務所にて把握できますので、別途ご連絡は必要ございません。
  4. 当事務所にてファイルをダウンロードし、システムへインプットおよび書類は鍵付きキャビネットへ保管します。
  5. 当事務所にて電子申請にて手続きをいたします。
  6. 必要に応じて、手続き履歴やマイナンバーの削除証明書を発行させていただきます。

当事務所としましては、上記の仕組みを行うこととしております。

ご質問などございましたら、なんなりとご連絡下さい。

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